Slik bruker du prosjekter og oppgaver på Opplink

Gå til Dashbord → Prosjekter og skriv navnet på prosjektet i feltet øverst. To valg ved siden av er frivillige: mal («Uten mal» eller en av malene dere har laget, med antall oppgaver i parentes) og oppdrag («Ikke knyttet til oppdrag» eller et oppdrag der tilbudet deres er akseptert). Trykk Opprett prosjekt.

Velger du en mal, får du to avkryssinger: «Tildel ansatte fra malen» og «Tildel kunde fra malen». Alle oppgavene starter som Ny uansett. Prosjektet dukker opp som et kort med fremdriftslinje, og du åpner det for å legge til oppgaver.

Test selv: lag et prosjekt som heter «Test» uten mal og uten oppdrag. Legg inn tre oppgaver og sett én til Fullført. Se på fremdriftslinja på kortet. Slett prosjektet etterpå, eller arkiver det.

I «Ny oppgave» skriver du tittelen i feltet «Hva skal gjøres?» og en beskrivelse hvis du vil. I beskrivelsesfeltet gir Enter linjeskift og Ctrl+Enter lagrer, så du kan skrive flere avsnitt. Knappen heter Publiser. Til venstre for den ligger vedleggsknappen: legg ved bilde eller PDF, opptil fem per oppgave. Du kan også lime inn et skjermbilde rett fra utklippstavla med Ctrl+V mens du står i oppgaven.

Klikk ikonet på oppgaven for å bytte det. Ikoner gjør tavla lesbar på et blikk: en skiftenøkkel for montering, en konvolutt for det som skal sendes. Hver oppgave har også ett kommentarfelt, adskilt fra beskrivelsen, som både dere og kunden (i delte prosjekter) kan bruke.

Test selv: lag én oppgave med et bilde vedlagt og en beskrivelse på to avsnitt. Åpne oppgaven på telefonen. Bildet vises som miniatyr og kan åpnes i full størrelse. Det er hele rapporten kollegaen din trenger.

Tildel oppgaven til én eller flere kolleger med tildelingsknappen på oppgaven. Den som blir tildelt, får varsel. Status endrer du på oppgaven, eller ved å dra kortet mellom kolonnene i Kanban-visningen. Bytt mellom Liste og Kanban øverst. I lista kan du filtrere på prosjekt, sortere, og gruppere på status, prosjekt, dato eller tildelt person.

På mobil fungerer ikke dra-og-slipp like godt, så der bruker du knappene på kortet. Har dere over 100 oppgaver, deles lista i sider. Når en oppgave settes til Fullført, får den som opprettet den varsel. Det er slik lederen får vite at jobben er gjort uten å spørre.

Test selv: åpne «Alle oppgaver» og grupper på «Tildelt til». Ser du noen med ti oppgaver og noen med null? Det er fordelingen dere aldri så i meldingstrådene.

Når kunden har akseptert tilbudet deres på et oppdrag, kan du knytte et prosjekt til det. Enklest: gå til oppdraget og bruk «Knytt et prosjekt til dette oppdraget», så åpnes prosjektskjemaet med oppdraget ferdig valgt. Du kan også velge oppdraget i nedtrekket på prosjektet. Bare oppdrag der tilbudet er akseptert dukker opp.

Inne i prosjektet krysser du av «Del prosjektet med kunden (oppdragsgiveren)». Da låses prosjektet til oppdraget, og kunden ser en fremdriftsdel på oppdraget sitt: oppgavene du har markert som synlige (øye-ikonet), oppgavene som er tildelt kunden, og hvor mange som er fullført. Interne oppgaver holdes skjult. Tildeler du en oppgave til kunden («Tildel kunde»), blir den automatisk synlig, og kunden kan selv sette status og skrive i kommentarfeltet. Nyttig for ting kunden skal levere eller godkjenne: velge farge, låse opp, bekrefte at resultatet er godkjent.

Test selv: del et prosjekt med en kollega som kunde ved å bruke et testoppdrag, eller be en kunde du kjenner godt om å åpne oppdraget sitt. Spør hva hen ser. Det som mangler, er en oppgave du glemte å gjøre synlig.

Har dere en arbeidsflyt som gjentar seg, lagrer du den som mal. Trykk bokmerke-ikonet («Lagre som mal») på et prosjektkort, gi malen et navn, og den husker oppgavetitler, beskrivelser, ikoner, hvem som tildeles, kunde-flagg og vedlegg. Vil du bygge en mal fra bunnen, åpner du Administrer maler under prosjektlista, skriver et navn og trykker Ny mal. Der redigerer du også eksisterende maler.

Neste gang dere får en lignende kunde, velger du malen når du oppretter prosjektet, og fem oppgaver står klare på sekunder. Malene deles av alle i bedriften.

Test selv: ta det siste prosjektet dere fullførte og lagre det som mal. Opprett et nytt prosjekt fra malen. Hvilke oppgaver manglet i det gamle prosjektet? Legg dem inn i malen nå, mens du husker det.

Opplink varsler automatisk slik at ingenting glipper:

• Tildelt en oppgave: den som blir tildelt får varsel, som push og/eller e-post.
• Kunde tildelt en oppgave: kunden får varsel når en oppgave tildeles hen.
• Oppgave fullført: den som opprettet oppgaven får varsel når den settes til Fullført. Har oppgaven en kommentar, følger den med i e-posten.

Alle varslene styrer du selv under Mine varslinger, per kanal og per kategori (oppgaver og prosjekter er egne kategorier). Uansett innstilling vises alt i Aktivitetsloggen på Opplink.

Test selv: åpne Mine varslinger og se hva som er på for «Oppgaver». Slå på push hvis du vil ha beskjed på telefonen når noe blir fullført, eller av hvis du heller sjekker tavla selv.

Prosjekter trenger ikke være knyttet til et oppdrag. Bruk dem like gjerne internt: årets vedlikehold, onboarding av en ny ansatt, klargjøring av bilen før sesongen. La oppdrag-feltet stå på «Ikke knyttet til oppdrag». Alt annet fungerer likt, bortsett fra deling med kunde, som krever et oppdrag.

Når et prosjekt er ferdig, arkiverer du det fra prosjektkortet i stedet for å slette. Arkiverte prosjekter skjules fra lista, men kan vises med «Vis arkiverte prosjekter» og gjenopprettes. Prosjekter knyttet til et oppdrag vises fortsatt på oppdraget, merket «Arkivert», så historikken aldri forsvinner.