Slik bruker du prosjekter og oppgaver på Opplink

Et prosjekt er en samling oppgaver. Hver oppgave har en status (Ny, Underveis eller Fullført), kan tildeles én eller flere personer, og kan ha beskrivelse, ikon og vedlegg (bilde eller PDF). Prosjektkortet viser en fremdriftslinje så du raskt ser hvor mye som er gjort.

Du finner prosjekter under Dashbord → Prosjekter, og alle oppgaver på tvers av prosjekter under Dashbord → Oppgaver (liste eller Kanban-tavle).

• 1. Gå til Prosjekter: åpne Dashbord → Prosjekter.
• 2. Gi det et navn: skriv navnet på prosjektet i opprett-feltet.
• 3. (Valgfritt) knytt til et oppdrag: velg et oppdrag i nedtrekket hvis prosjektet gjelder en konkret kunde (se neste avsnitt).
• 4. (Valgfritt) start fra en mal: velg en mal for å få ferdige oppgaver med én gang.
• 5. Opprett: trykk Opprett prosjekt. Deretter åpner du prosjektet og legger til oppgaver, tildeler folk og setter status underveis.

Når en kunde har akseptert tilbudet ditt på et oppdrag, kan du knytte et prosjekt til nettopp det oppdraget. Da samles planleggingen på ett sted, og kunden kan følge fremdriften direkte fra oppdraget sitt.

Enklest: gå til oppdraget og bruk «Knytt et prosjekt til dette oppdraget» – da åpnes prosjektskjemaet med oppdraget ferdig valgt. Du kan også velge oppdraget i nedtrekket når du oppretter prosjektet under Prosjekter. Kun oppdrag der tilbudet ditt er akseptert dukker opp i lista.

Har dere en arbeidsflyt som gjentar seg? Lagre den som en mal, så slipper dere å bygge de samme oppgavene om igjen. En mal husker oppgavetitler, beskrivelser, ikoner, hvem som tildeles, kunde-flagg og vedlegg.

• Lagre som mal: trykk bokmerke-ikonet på et prosjektkort for å lagre prosjektet som mal.
• Bygg en tom mal: åpne Administrer maler og lag en ny mal fra bunnen.
• Bruk en mal: velg malen når du oppretter et nytt prosjekt. Du kan velge om ansatte- og kunde-tildelinger skal følge med. Alle oppgaver starter som «Ny».

Når prosjektet er delt, ser oppdragsgiveren en egen fremdriftsdel på oppdraget sitt: de synlige oppgavene, oppgavene som er tildelt dem, og hvor mange oppgaver som er fullført. Kunden ser kun det du har gjort synlig – interne oppgaver holdes skjult.

Prosjekter trenger ikke være knyttet til et oppdrag. Bruk dem like gjerne internt: fordel oppgaver til ansatte, planlegg egne prosjekter og hold oversikt over hvem som gjør hva. Da lar du bare oppdrags-feltet stå på «Ikke knyttet til oppdrag».

Opplink varsler automatisk så ingenting glipper:

• Tildelt en oppgave: den som blir tildelt en oppgave får varsel (push og/eller e-post).
• Kunde tildelt en oppgave: kunden får varsel når en oppgave tildeles dem.
• Oppgave fullført: den som opprettet oppgaven får varsel når den settes til Fullført.

Alle disse varslene kan du slå av eller på under Mine varslinger (Dashbord → Mine varslinger), både for e-post og push.

• Del opp arbeidet: mange små oppgaver gir bedre oversikt enn få store.
• Bruk ikoner: ikoner gjør tavla lettere å lese på et blikk.
• Legg ved filer: en oppgave kan ha inntil 5 vedlegg (bilde/PDF).
• Lagre gode oppsett som mal: da starter neste kunde-prosjekt på sekunder.

Klar til å lage ditt første prosjekt? Åpne Prosjekter og sett i gang.